Als sogenanntes Zentrumsspital stellt das KSW mit knapp 4'000 Mitarbeitenden und 500 Betten
eine umfassende medizinische Grundversorgung für eine Viertelmillion Einwohnerinnen und
Einwohner im Grossraum Winterthur sicher. Zusätzlich erbringt es hochspezialisierte medizinische
Leistungen für rund eine halbe Million Menschen.
Der zentrale Rechnungseingang des
Kantonsspitals umfasst jährlich rund 60‘000 Rechnungen. Mit der Einführung einer Purchase-to-Pay-
Plattform (P2P) für die automatisierte Rechnungsverarbeitung hat sich das KSW entschieden,
sämtliche eingehenden Rechnungen digitalisieren zu lassen.
Gesteigerte Kosteneffizienz
dank Input-Management-Lösung
Um eine zeitnahe Bearbeitung eingehender
Lieferantenrechnungen zu gewährleisten, wird der Verarbeitungsprozess optimiert. Papierrechnungen
werden eingescannt. Zusammen mit den importierten PDF-Rechnungen werden die prozess- und
buchungsrelevanten Daten pro Rechnung extrahiert und im automatischen Abgleich mit Stammdaten
des ERP-Systems zu verifizierten Rechnungsinformationen veredelt. Neben Papier- und PDF-
Rechnungen werden auch E-Rechnungen empfangen und daraus die relevanten
Rechnungsinformationen ermittelt. Nach der anschliessenden Validierung aller Rechnungen erfolgt
die Übermittlung der Dateien via SFTP-Server an ein bestehendes System des Kantonsspitals, wo
die Rechnungen mittels Prüf- und Freigabeworkflow weiterverarbeitet werden. Über das myArcplace-
Kundenportal hat das KSW jederzeit die Möglichkeit, die wichtigsten Verarbeitungsparameter pro
Eingangskanal und Verarbeitungstag abzurufen. Real-Time-Informationen zeigen die
Verarbeitungszahlen und den aktuellen Erfüllungsgrad der Service Levels.
Der automatisierte
Prozess führt zu einer schnelleren und kostengünstigeren Rechnungsverarbeitung. Gleichzeitig ist
die Vollständigkeit sowie erforderliche Qualität der Rechnungsinformationen – auch im Hinblick auf
gesetzliche Anforderungen – gewährleistet.
Rechtskonforme Archivierung im Cloud
DMS/Archiv
Sind die Rechnungen geprüft und zur Zahlung durch das ERP freigegeben,
werden das Rechnungsbild, Rechnungsanhänge und das Umlaufprotokoll sowie die dazugehörenden
Metainformationen zur Archivierung im Cloud DMS/Archiv von Arcplace abgelegt. Die
anwenderfreundliche und flexible Archivierungslösung bietet dem KSW zukünftig die Möglichkeit,
weitere Dokumenttypen oder auch elektronische Dossiers zu verwalten und rechtskonform zu
archivieren. Der Cloud DMS/Archiv-Service lässt sich ebenfalls für einen Digitalen Posteingang
ausbauen und einsetzen. Sowohl der Cloud DMS/Archiv-Service als auch die Datenzentren sind
nach dem Standard für Informationssicherheit ISO/IEC 27001 zertifiziert.
Kontakt:
Arcplace AG
Irene Feusi | Head Marketing
Mühlebachstrasse 54 | CH-8008 Zürich
+41 44 501 22 00 | i.feusi@arcplace.ch