Das Spital Männedorf ist seit mehr als 130 Jahren das Schwerpunktspital für die Bevölkerung in der Region am rechten Zürichsee-Ufer. Das Unternehmen beschäftigt mittlerweile rund 1'000 Mitarbeitende. Die Verwaltung der in Papier-Form geführten Personaldossiers durch die Personalabteilung erwies sich mit stetig wachsender Mitarbeiterzahl als umständlich und zeitaufwändig. Der Archivierungsaufwand nahm zu und der Platz für das Papierarchiv wurde immer weniger.

Digitalisierung von über 80‘000 Seiten im Scan & BPO Center von Arcplace

Um der effizienten Verwaltung und zeitgemässen elektronischen Archivierung der Personaldossiers gerecht werden zu können, sollten die Dossiers mit über 80‘000 Seiten von einem Spezialisten digitalisiert werden. «Die wichtigsten Anforderungen an dieses Projekt waren die Datenschutzkonformität, Zuverlässigkeit, Termineinhaltung und Fachkompetenz. Auf Weiterempfehlung haben wir uns für die Scanning-Services von Arcplace entschieden», erklärt Nicola Fielder, Leiterin HR des Spital Männedorf.

Die physischen Dossiers wurden gemäss Vereinbarung im Spital sortiert, mit Trennblättern versehen und in von Arcplace zur Verfügung gestellten Boxen zur Abholung vorbereitet. Das Scanning wurde durch die Arcplace-Spezialisten im Scan & BPO Center in Glattbrugg durchgeführt. Um eine Transferierung ins bestehende HR-System gewährleisten zu können, wurden sämtliche Seiten nach klar definierten Vorgaben digitalisiert. Die Übermittlung der generierten PDF/A-Dateien erfolgte, zusammen mit den entsprechenden Indexwerten wie Personalnummer und Dokument-Typ, via SFTP Server. Die physischen Dossiers wurden von Arcplace in einem Kurzzeitarchiv aufbewahrt und nach drei Monaten unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards vernichtet. Nicola Fielder über die Zusammenarbeit mit Arcplace: «Die Zusammenarbeit hat reibungslos funktioniert, es wurde zeitnah und proaktiv kommuniziert. Wir sind sehr zufrieden.»

Kontakt:

Arcplace AG
Irene Feusi
Mühlebachstrasse 54
CH-8008 Zürich
Tel: +41 44 501 22 00
E-Mail: i.feusi@arcplace.ch